图书与档案馆为优化服务内容，提升服务质量规范研修室的管理，最大限度发挥其作用，根据读者需求和建议，特制订以下管理办法。

一、服务对象及使用形式

全校在职教职员工和在读正式注册学生。仅提供整间预约，单次申请需2人或2人以上团队（详“研修室配置情况”），按容纳人数及实际需求预约相应配置的房间。

二、使用范围

仅限科研课题研讨、课程教学研磨、学科赛事研析、创新项目研议、社团学术研商等小组研修活动。不得用于师生团队非研修活动（比如自习、聚会、接待、娱乐、商业及一般性小组会议等）。

三、服务时间

周一至周日，8:30-21:00，单次申请限4小时以内。

四、研修室配置情况

为有效提高研修室的使用率，参照兄弟高校，结合我校实际，研修室支持2-26人团队需求。详表1。

表1 研修室配置情况表‌

五、预约流程及方法

1.预约方式

（1）微信预约：进入“衡阳师范学院图书馆”公众号的微服务大厅→空间服务→空间预约→研修室预约→按需预约相关研修室→按需选择时间段→输入主预约人的联系电话→按需选择预约主题→添加其他预约人信息→提交预约。

（2）网页预约：进入“衡阳师范学院图书馆”网站首页→用户服务→研修室预约→按需预约相关研修室→按需选择时间段→输入主预约人的联系电话→按需选择预约主题→添加其他预约人信息→提交预约。

可提前一周预约，每人每日最多预约3次，且同一时间段仅允许一个预约单。

2.申请与审核

主预约者填写信息并提交申请，邀请团队其他成员加入。管理员每天8:30-8:50、14:30-14:50、19:00-19:20三个时间段进行审核。

3.取消预约

读者预约成功后因故放弃使用，需提前30分钟取消预约。进入公众号微服务大厅/图书馆官网首页→空间预约/用户服务→研修室预约→记录查询→取消预约。未按时取消将记录失约一次。

4.签到

读者预约时，请确保所填写信息准确有效，以免影响使用。一旦预约生效，请主预约人组织所有预约读者于指定时间在研修室信息显示屏处刷卡，完成签到。签到时间为：预约开始前15分钟至预约开始时间后10分钟。若超过预约时间10分钟以上未签到，房间则释放供其他读者使用。

5.违约规则

（1）主预约者（含其他预约人）在规定时间内未签到，系统将视为预约放弃，记录主预约人失约一次。所有违约由主预约人承担。

（2）以7天（一个星期）为单位时间计算，在7天内，共计违约3次，加入黑名单30天，加入黑名单期间不能参与研修室预约。

（3）如有以下情况，将暂停主预约人30天的预约权限：研修室内大声喧哗，游戏吵闹，经工作人员提醒一次制止后仍不听劝阻者；研修室使用完毕未及时离开且有霸座行为者；预约或使用研修室时举止不文明者；其他违规行为者。

六、研修室使用注意事项

（1）研修室采用线上预约使用形式。

（2）研修室是图书馆为全校师生提供研讨、研磨、研析、研议、研商等研修服务的场所，仅对在职、在读的本校教师、学生读者开放，由读者服务中心具体管理。

（3）研修室专为研修而设，请勿用作非研修活动。使用者应当遵纪守法，遵守学校和图书馆各项规定。不得在研修室内从事违禁活动，一经发现，将立即停止其研修室的使用资格。

（4）预约使用人员（包括主预约人及所有使用成员）应在约定时间持校园一卡通刷卡进入研修间，如因故无法赴约，需提前登录系统取消预约。严禁虚假信息预约或替人预约。

（5）爱护室内公物，不得移动、损坏室内设施、设备，设备使用完毕，正常关闭，如遇设备情况异常，及时告知工作人员，切勿自行处置。如有损坏须照价赔偿。

（6）研修室严禁吸烟，不得携带食物及有色饮料入内，保持室内环境整洁，言行举止文明得体。

（7）妥善保管个人物品，遗失责任自负；离场时，关闭电源、设备和门窗，归还所借物品、设备，带走所有随身物品。

（8）本管理办法从2025年5月1日起执行，最终解释权为图书与档案馆（图书馆）。